Já ouviu falar do Kanban? Essa metodologia é uma das mais simples e ao mesmo tempo mais efetivas quando o assunto é organização de tarefas e controle da produtividade. Aplicada por empresas e pessoas do mundo inteiro, o Kanban é realmente útil para quem precisa se organizar.

A seguir, você vai saber como essa técnica funciona e como aplicar ela em sua empresa ou até mesmo em suas tarefas rotineiras. Vamos lá?

O que é o Kanban?

O Kanban é um sistema de organização que utiliza cartões e um mural para designar diferentes estágios de tarefas a serem realizadas. O mural é dividido em colunas que indicam o estágio das atividades em questão. O mais comum é que o mural de Kanban contenha quatro colunas: 

• A Fazer
• Fazendo
• Em Aprovação
• Feito

Você deve estabelecer um dia da semana, de preferência no começo dela, para elencar todas as atividades que precisam ser feitas ou estão em andamento em um determinado período de tempo (naquela semana, por exemplo). Deve anotar as atividades, cada uma num post-it e colar os papéis na coluna correspondente ao estágio em que aquela tarefa está. A atualização do Kanban deve ser feita em tempo real. Sempre que uma tarefa muda de estágio, o quadro deve ser atualizado.

Muitas pessoas e organizações preferem fazer o Kanban manualmente, usando um mural e post-its coloridos. Mas há diversas ferramentas digitais que permitem a criação desses quadros eletronicamente, algumas com avançados recursos de gestão de projetos. Para citar três ferramentas digitais: Google Jamboard, Trello e Clubhouse.

Como surgiu o Kanban?

O Kanban é uma técnica que surgiu no Japão em meados do século XX, após a segunda revolução industrial. Foi criado como uma das ferramentas do Toyotismo, método japonês de máxima eficiência e organização da produção. 

Nas fábricas, o kanban servia como instrumento de visão geral sobre os fluxos de produção – numa época em que não existia computador e nenhum outro método de gestão eletrônica de produção.

A simplicidade e a eficiência do Kanban fizeram com que a técnica se espalhasse rapidamente pelo mundo, passando a ser incorporada no dia a dia de indústrias – e mais tarde de empresas – em todos os lugares.

A premissa do Kanban, além de organizar as tarefas e controlar o fluxo de produção, é fazer com que nenhum estágio da produção se sobrecarregue, tentando manter o equilíbrio ao longo de todas as etapas.

Ainda hoje, essa máxima continua válida. Implantar o Kanban como método de organização numa empresa só faz sentido se a equipe estiver alinhada e trabalhando em conjunto para que os fluxos de trabalho sejam equilibrados e o quadro nunca indique excesso de tarefas presas em um único ciclo. É papel do gestor focar na busca por esse equilíbrio.

Agora que você já sabe o que é Kanban, que tal tentar implantar essa técnica me sua vida? Até mesmo quem trabalha sozinho e em casa pode tirar proveito desse método de organização. A visualização das tarefas em um quadro ajuda no estabelecimento de prioridades e, consequentemente, pode melhorar sua produtividade.